Comment bien gérer vos devis et votre facturation?

30-05-2022 | Blogue, Conseils et outils de gestion comptable

Devis et facturation pour les entreprises de services

La gestion des devis (ou offres de services), et de la facturation, est le point de départ du business dans toutes les entreprises de services. Minimalement, le devis propose le prix des services ainsi que le cadre de travail. Une fois le devis accepté, la prestation des services et la facturation suivront.

En règle générale, vous devez estimer le nombre d’heures requis pour livrer le mandat ou le projet. Cette étape de l’avant-vente est obligatoire et peut prendre des dizaines d’heures selon l’importance du projet. Si vous avez déjà élaboré des devis, vous savez à quel point il peut être difficile de produire une estimation aussi exacte que possible pour éviter des dépassements de coût. Nous avons tous en tête des histoires qui ont fait l’objet de contestation devant les tribunaux.

Pour éviter une telle extrémité, je vous propose de passer par les étapes suivantes. Elles sont valables aussi bien en France qu’au Canada.

Pour produire des devis impeccables

Après avoir évalué les besoins de votre futur client ou cliente et collecté toutes les informations pertinentes, vous allez débuter la préparation de votre devis. Celui-ci sera personnalisé, car il est rarement possible de copier/coller la même offre de services pour l’ensemble des mandats.

Le contenu du devis

  • Mandat ou projet, étape par étape, ou tâche par tâche
  • Obligation des deux parties : celles du client ou de la cliente et les vôtres
  • Estimation du temps requis
  • Taux horaire et évaluation du budget total
  • Confidentialité
  • Protection des données
  • Délais de livraison

Si vous avez plusieurs années d’expérience, vous connaissez le nombre d’heures techniques dont vous aurez besoin pour livrer le mandat. Mais vous en savez probablement peu sur la situation interne de l’organisation qui vous mandate et n’avez pas l’assurance que des éléments hors de votre contrôle ne vont pas perturber la bonne marche du travail.

Certaines situations ou blocages pourraient augmenter le temps à passer sur le mandat :  par exemple, le refus de produire des documents essentiels, comptabilité non mise à jour depuis des mois, équipe de travail surchargée et peu disponible pour vous assister.

L’estimation du temps à passer est donc aussi un moyen pour vous de calculer le profit ou la perte sur le mandat, comme nous le verrons plus bas.

Je vous suggère d’évaluer une fourchette basse et une fourchette haute, pour le chiffrage du mandat. Le prix est le cœur de l’attention du client, même si d’autres éléments devraient être pris en compte : la disponibilité, le délai de livraison du mandat et la qualité du travail notamment.

Lorsque l’offre de services est acceptée, elle doit être signée par le ou la cliente, ou peut donner lieu à la signature d’un contrat, reprenant tous les éléments de l’offre de services avec, en plus, des éléments juridiques nécessaires comme la durée du contrat.

La signature du contrat ou de l’offre de services par les 2 parties est importante, car devant un tribunal, le juge vérifie en premier lieu si un accord écrit existait.

 

Des outils pour vous aider à produire vos devis

Il existe de plus en plus d’applications cloud qui permettent de capturer et de suivre vos prospects, du premier contact à la préparation du devis et jusqu’à la facturation.  Au départ, il faut entrer les données des futurs clients et clientes, paramétrer les différentes catégories de services, le taux horaire ou un forfait d’heures par tâche.

Le paramétrage nécessite de structurer les services offerts, ce qui prend toujours du temps lorsqu’un logiciel est utilisé. Le produit final est le devis ou l’offre de services avec un détail ligne par ligne.

Le devis va être envoyé automatiquement par courriel. Dans tous les cas, n’oubliez pas d’obtenir la signature du document.

Attention aux logiciels qui font tout, sauf le café. Parfois, leur manque de flexibilité empêche l’utilisation de tous les modules. Leur énorme avantage est qu’une information saisie au départ (par exemple : nom du client) est enrichie au fur et à mesure du processus.

Un calcul de votre volumétrie est nécessaire avant de vous abonner à une application en ligne. Si vous ne préparez que quelques offres de service par an, étudiez le gain de temps probable en prenant en compte le temps de paramétrage nécessaire.

Suivre les heures facturables

 

Quelques recommandations

Pour pouvoir comparer le temps passé sur un mandat ou un projet avec le devis ou l’offre de services, il est indispensable de saisir les heures de chaque personne travaillant sur le mandat ou le projet. Je comprends qu’il n’est pas agréable de saucissonner chaque journée en quart d’heures, mais l’effort que chacun doit mettre est largement récompensé lorsque le taux de marge est calculé dès la facturation établie (Voir plus bas).

Suivre le temps passé assoit aussi votre crédibilité vis-à-vis des clients. En cas de litiges, devant un juge, le rapport du temps passé est un excellent moyen de preuve.

 

Les outils

Il existe différents logiciels et même des applications si vous préférez saisir votre temps sur votre cellulaire. Il faut entrer les éléments suivants : date, projets, tâches s’y rattachant, et temps passé. Une phase de paramétrage est nécessaire et, parfois, des séances de formation.

Le calcul taux horaire de la personne participante au mandat fait partie du paramétrage.

Lorsque les équipes sont importantes, chaque personne est affectée à quelques tâches seulement afin de ne pas permettre à l’ensemble de l’équipe d’accéder à l’ensemble des projets, ce qui menacerait la qualité des données saisies.

Lorsque la qualité n’est pas au rendez-vous, les modifications et redressements prennent du temps. Or pour pouvoir comparer les heures passées avec les heures budgétées, la fin de la saisie des heures passées doit être rapide après la fin d’un mois.

Personnellement, j’utilise Toggl. Ce que j’aime par-dessus tout est l’exportation des données par client dans un fichier Excel pour une période précise que je choisis.

La facturation

 

Quelques recommandations

Le mandat ou le projet est terminé. La fin des travaux a été acceptée. Tout le monde est content. La facture peut être émise. C’est un élément de preuve, un justificatif comptable, et un support juridique aux taxes à la consommation (TPS/ TVQ ou TVA).

Il y a des mentions obligatoires valables aussi bien en France qu’au Canada :

 

  • date de la facture
  • noms et adresses des parties
  • adresse de facturation si elle différente de l’adresse de l’acheteur
  • numéro de la facture
  • quantité et dénomination précise des services
  • prix unitaire avant taxes et réductions éventuelles consenties
  • numéro du bon de commande
  • date d’échéance du paiement

 

Des mentions supplémentaires sont obligatoires en France, et leur manquement donne lieu à d’importantes sanctions. https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires.

Les factures électroniques, c’est-à-dire créées, envoyées, reçues et conservées sous forme électronique, vont devenir obligatoires en France. Jusqu’au 1er juillet 2024, c’est au libre choix des parties.

Si le contrat le prévoit, il est possible de facturer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Si des acomptes sont versés, il ne faut pas oublier de les déduire pour montrer le montant à payer final. Tout oubli donnera lieu à un litige, et nécessitera du temps pour rembourser le client ou la cliente, qui risque d’avoir payé deux fois.

 

Des outils pour vous aider à produire vos factures

Dans certains logiciels, les devis peuvent être convertis en factures. Une vérification du temps réellement passé est obligatoire, sauf si la facturation est basée sur un forfait.  Le numéro de devis figure sur la facture, ce qui permet un rapprochement. Vérifiez bien que toutes les mentions obligatoires d’une facture figurent sur le format proposé.

Certains logiciels de facturation permettent le paiement en ligne. Le rapprochement avec les factures est effectué facilement. Néanmoins, si le logiciel de facturation n’est pas connecté au logiciel de comptabilité, le client sera obligé de ressaisir factures et paiements.

Tous les logiciels de comptabilité proposent aussi la préparation des factures clients. Le format de la facture est déjà préétabli. Votre logo peut être introduit facilement, et des mentions particulières peuvent être rajoutées. Il est possible maintenant de connecter le logiciel de comptabilité avec votre banque, facilitant le rapprochement entre la facture client et le paiement. Dans ce cas, le client utilise sa banque en ligne pour payer.

 

Calcul de la marge par mandat

Quand la facture finale du mandat ou du projet est émise, le nombre d’heures passées est facturé. Parfois, il y a des heures qui ne sont pas facturées, ou qui donnent lieu à des réductions afin de tenir compte d’erreurs de votre part, ou pour faire un geste commercial envers un client mécontent.

Les heures passées sont aussi connues car le suivi de temps est terminé. Attention à ce qu’il n’y ait pas de délai dans la saisie, sans quoi ce calcul est impossible. Les données sont alors exportées dans un fichier Excel.

Pour chaque mandat, il est indispensable de calculer votre marge : montant total facturé avant taxes moins total des heures réellement passées multipliées par votre taux horaire et celui des différentes personnes ayant livré le mandat.  Pour connaître le taux de marge, il faut diviser la marge par le montant facturé.

Ce calcul permet de connaître votre profit ou votre perte. Il permet aussi de prendre la décision de vous rattraper si le ou la cliente vous confie un autre mandat en augmentant les prix, par exemple. Dans toutes les entreprises, il y a des mandats qui génèrent des profits et d’autres des pertes. L’essentiel est que globalement, votre entreprise gagne de l’argent?

Marie-Madeleine Lochet

Marie-Madeleine Lochet

Bonjour! Je suis Marie-Madeleine Lochet, comptable professionnelle agréée (CPA – agrément Canada/Québec) et membre de l'Ordre des experts-comptables Auvergne-Rhône-Alpes. Installée dans une charmante commune de la région Auvergne-Rhône-Alpes après avoir vécu et travaillé au Canada, dans la métropole du Québec pendant plusieurs années, j’accompagne les entreprises des deux côtés de l’Atlantique dans leurs défis comptables. Mes services sont diversifiés, mais je m’intéresse plus particulièrement au processus de dématérialisation de la chaîne comptable, ce qui devrait ravir les entreprises françaises qui seront bientôt dans l’obligation de procéder à cette importante restructuration interne. Je vous en reparlerai d’ailleurs bientôt. D’ici là, pour toute question ou besoin d’accompagnement, prenez rendez-vous. Au plaisir!