Automatisez vos payables avec Yooz

23-03-2022 | Conseils et outils de gestion comptable

Automatisation payables

*Consulting MMCA est partenaire de Yooz.

Avant l’automatisation des payables

Pendant des années, les comptables devaient récupérer les factures fournisseurs de leurs clients avant de commencer la saisie. C’était le règne peu glorieux des boîtes à chaussures pleines de papier qu’il fallait trier par date, fournisseur, etc. La saisie se faisait au kilomètre, sans contrôle particulier. Il fallait de la patience et du temps pour arriver au bout du processus des achats.

La transformation du traitement des payables

C’est l’arrivée de l’intelligence artificielle combinée à l’arrivée des téléphones intelligents qui, de mon point de vue, ont permis l’automatisation des payables.

« Automatisation » signifie qu’il y a moins d’interventions humaines, sans imaginer qu’aucune personne ne va plus agir au niveau comptable.

« Payables » est le mot anglais pour dettes fournisseurs, c’est-à-dire la saisie des factures d’achats, une fois la commande livrée.

Le fonctionnement du traitement dématérialisé des payables

Le principe est à peu près identique, quel que soit le logiciel, et il y en a de plus en plus qui arrivent sur le marché. Les factures d’achat sont intégrées dans le logiciel de comptabilité, ou dans un autre logiciel spécifique, qu’elles soient sous la forme d’un PDF ou d’une photo. Plus de papier.

Bien sûr, il faut s’organiser au préalable pour numériser les documents, et justificatifs car les autorités fiscales les demandent toujours pour vérifier qu’il n’y a pas de fraude dans vos états financiers.

Une fois la facture intégrée, elle apparaît à l’écran, est lue par le logiciel, et les comptables la contrôlent et préparent les écritures.

Plus la peine non plus de trier les factures par date au préalable.

 

Avantages de Yooz

Parmi les logiciels disponibles, j’ai choisi Yooz pour différentes raisons :

 

  • Flexibilité pour une connexion aux logiciels de comptabilité
  • Facilité de mise en place
  • Préparation des écritures AVANT l’intégration dans la comptabilité, ce qui est de mon point de vue l’argument majeur pour une qualité de la saisie
  • Adaptation au processus des achats – avec les codes projet – les numéros de commande – les autorisations par niveau de montants.

Votre projet de migration vers l’automatisation

L’automatisation des payables est un projet, car elle change la façon de travailler des personnes concernées par le processus des achats, les livreurs par exemple.

Avant, ils devaient rassembler les documents, et les envoyer à la comptabilité. Les papiers se perdaient en chemin. Pour un contrôle d’exhaustivité des données, les comptables demandaient des duplicatas et il fallait attendre encore pour boucler la comptabilisation des achats.

Aujourd’hui, les livreurs prennent une photo, l’envoient à une adresse courriel dédiée à la plateforme Yooz, et les comptables peuvent réceptionner les bons de livraison en temps réel pour finalement comptabiliser les achats. Quel gain de temps. Les fins de mois deviennent un plaisir!

Capturer la volumétrie des pièces comptables est ensuite indispensable pour l’organisation et le prix

Au démarrage du projet, il faut apprendre à la machine à lire tous les types de factures. Avec le temps, une personne peut traiter 4500 factures par mois. C’est le chiffre magique.

Conclusion

L’automatisation des payables avec Yooz permet de transformer la saisie au kilomètre, sans beaucoup de valeur ajoutée, à des tâches à valeur ajoutée, en particulier le contrôle des imputations comptables et l’organisation de sa journée puisque les factures arrivent au fur et à mesure. Cette nouvelle méthode favorise la rétention du personnel, dans un poste précédemment très peu valorisé, en raison de son caractère répétitif.