Par nature complexe, le processus des achats peut se transformer en véritable labyrinthe dans le quotidien des collaborateurs – comptables, opérationnels, clients – au sein des entreprises multisites ou des cabinets comptables.
Quelles problématiques?
« La complexité croissante reste un défi à relever pour une majorité de directions financières», relevaient les consultants de PwC dans leur étude sur les priorités des VP Finances, parue en 2019. Dans l’étude 2020, PwC a de nouveau admis la nécessité de « concilier sens et complexité ».
Traditionnellement, la complexité résulte de plusieurs facteurs : réglementations comptable et fiscale, multiplicité des parties prenantes (clients, fournisseurs, services financiers, experts-comptables, éditeurs de logiciels), diversité et agrégation des données, différents systèmes d’information, variabilité des volumes etc.
L’organisation multisites de vos entreprises ajoute à la complexité d’autres risques, difficilement compatibles avec le cœur de mission de l’entreprise : moindre visibilité sur les engagements de dépenses, moindre qualité des reportings, pression administrative sur les équipes opérationnelles des sites distants, ou des cabinets en raison des délais à respecter.
Les conséquences sont souvent une perte de la maîtrise des coûts et des délais de traitement, un manque de sécurité et de traçabilité des données et des processus.
Choisir l’automatisation
L’automatisation, c’est la suppression de la gestion des factures papier (collecte et archivage) grâce à l’intelligence artificielle et la reconnaissance des caractères.
- L’automatisation instaure une traçabilité exhaustive des données, des actions et des documents et respecte la conformité réglementaire – copie fiable, signature électronique, archivage légal, gestion des taxes à la consommation.
- L’automatisation accroît la productivité administrative grâce à la valeur ajoutée de chaque participant.e au processus car il y a moins d’erreurs de saisie. Le potentiel opérationnel des équipes de terrain est libéré.
- L’automatisation simplifie et fluidifie les circuits d’approbation en les réduisant à un simple clic, et en les rendant mobiles.
Comment faire?
Au préalable, une analyse de vos processus, une implication de vos équipes en place, le design de nouvelles méthodes de travail, la planification de vos étapes ainsi que la formation aux nouveaux outils font partie du processus d’appropriation de l’automatisation afin d’abandonner la gestion du papier physique, et adopter de nouvelles habitudes dans votre quotidien.
Votre entreprise s’abonne à une solution dans le Cloud, YOOZ, adaptée à une volumétrie mensuelle de documents.
