Je constate d’après ma pratique que les jeunes entrepreneur.es veulent tenir leurs livres eux-mêmes. Je les y encourage, car c’est un excellent moyen d’appréhender et comprendre leurs chiffres. Connaître ses ventes, ses achats, ses frais généraux est un excellent point de départ en comptabilité.

Mais attention! La tenue de livres n’est pas uniquement une saisie de pièces justificatives, qu’elles soient ou non importées grâce à l’IA.  Il y a une organisation complète à mettre en place, c’est-à-dire des procédures qui vont faciliter votre comptabilité et votre planification financière.

Structurez la liste des comptes de dépense pour trier les informations

Si vous faites votre comptabilité à l’aide d’un logiciel comptable, il est important de ne pas éparpiller les informations et de limiter le nombre de vos comptes de dépense. Comment prendre une décision de gestion si les dépenses ne sont pas regroupées en grande masse ?

Par exemple : si vous suivez vos achats de papeterie dans un compte et que leur montant annuel est de 200 € ou $ par an, pourquoi ne pas les regrouper avec les abonnements aux logiciels qui eux représentent 1 250 € ou $ ?

Plus l’information triée est pertinente et précise, plus la gestion de votre activité et la prise de décision seront efficaces.

Récupérez et classez vos pièces justificatives dans des répertoires mensuels

J’entends déjà des interrogations, car maintenant les factures fournisseurs et clients sont disponibles dans tous les espaces privés que vous créez sur les différentes plateformes que vous utilisez. L’effort d’aller récupérer tous vos documents reste obligatoire. Même si le papier a disparu ou presque, la pièce justificative demeure LA preuve de votre achat ou de votre vente. En cas de doute, technicien.ne et comptable vous les demanderont pour analyser une situation d’achat, de vente ou de paiement. N’oubliez pas les contrôles fiscaux.

 ATTENTION : Les documents des plateformes (factures fournisseurs) ne vous appartiennent pas.

Passez du temps sur votre comptabilité chaque semaine ou, au minimum, chaque mois

La vie des entrepreneur.e.s n’est pas un long fleuve tranquille.  Il est nécessaire de mettre en place une routine régulière pour récupérer les pièces justificatives des fournisseurs, facturer vos clients, vérifier votre compte bancaire, payer vos fournisseurs et vos salariés, commander et classer vos documents, effectuer des prévisions de trésorerie (peut-être!).

Même si vous avez une équipe autour de vous, il est important de vérifier que ces tâches soient effectuées à temps. Plus vous serez assidu.e, plus la comptabilité vous semblera facile. Vous aurez une vision globale de votre activité rapidement et non 6 mois après la fin de votre exercice comptable.

Apprivoisez votre calendrier fiscal

Lorsque vous démarrez votre société, le premier choix à faire est celui de la fin de votre premier exercice fiscal. Il peut être plus court ou plus long que les 12 mois d’une année.

Ensuite, les gouvernements donnent le rythme : les déclarations de taxes à la consommation (TPS, TVQ, TVA) et celles des charges sociales peuvent être trimestrielles, annuelles ou mensuelles.

L’impôt sur le revenu des entreprises est annuel et la date de dépôt de vos déclarations dépend de la date de fin de votre exercice fiscal.

Des acomptes doivent être payés en cours d’année sous peine de pénalités. A l’inverse si votre activité ralentit, il peut être salutaire pour votre trésorerie, d’arrêter d’en payer.

Le calendrier fiscal vous donne un rythme de paiement et de travail.

Adoptez un logiciel de comptabilité pour une plus grande qualité de l’information

Je trouve que l’investissement nécessaire pour apprendre à en utiliser un vaut la peine. En ce moment, la simplification de la saisie est extrême grâce à l’automatisation. Je le constate dans ma pratique.  Se lancer avec un logiciel est facile en apparence.

Je recommande toutefois un contrôle strict des saisies effectuées, voire une formation, afin que le plan comptable soit correctement utilisé, comme expliqué plus haut.

Par exemple : les paiements de salaires ne sont pas des charges.

L’apprentissage se fait par la routine, la répétition des saisies et le feed-back de vos technicien.ne ou comptable. Avec le logiciel, imprimez un bilan et un état de résultats tous les trimestres ou tous les 2 mois pour une vision globale de votre activité et les prises de décision.

Quand adopter ces 5 bonnes pratiques ?

Je recommande de les mettre en place dès le début de votre activité, lorsque le nombre de tâches et la volumétrie sont réduites. Mettez en place une routine, qui continuera lorsque votre activité se développera.

La prise de décisions stratégiques vous sera de plus en plus facile et permettra une communication régulière avec votre banquier. Sujet d’un autre article.

Vous voulez approfondir le sujet? L’article « Les essentiels de la comptabilité : Tout ce que les propriétaires d’entreprise doivent savoir », de la Banque de développement du Canada.