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Comment simplifier vos processus d’achats et traiter vos factures?

Par nature complexe, le processus des achats peut se transformer en véritable labyrinthe dans le quotidien des collaborateurs – comptables, opérationnels, clients – au sein des entreprises multisites ou des cabinets comptables.

Concilier sens et complexité

«La complexité croissante reste un défi à relever pour une majorité de directions financières», relevaient les consultants de PwC dans leur étude sur les priorités des VP Finances, parue en 2019. Dans l’étude 2020, PwC a de nouveau admis la nécessité de «concilier sens et complexité».

Traditionnellement, la complexité résulte de plusieurs facteurs : réglementations comptable et fiscale, multiplicité des parties prenantes (clients, fournisseurs, services financiers, experts-comptables, éditeurs de logiciels), diversité et agrégation des données, différents systèmes d’information, variabilité des volumes, etc.

L’organisation multisites de votre entreprise ajoute à la complexité d’autres risques, difficilement compatibles avec le cœur de la mission de celle-ci : moindre visibilité sur les engagements de dépenses, moindre qualité des rapports, pression administrative sur les équipes opérationnelles des sites distants ou des cabinets en raison des délais à respecter.

 Les conséquences sont souvent une perte de la maîtrise des coûts et des délais de traitement, un manque de sécurité et de traçabilité des données et des processus.

Quelles solutions pour simplifier vos processus d’achats?

  1. La dématérialisation, c’est-à-dire la suppression de la gestion des factures papier (collecte et archivage)
  2. L’automatisation du processus grâce à l’intelligence artificielle et la reconnaissance des caractères
  • L’automatisation instaure une traçabilité exhaustive des données, des actions et des documents et respecte la conformité réglementaire – copie fiable, signature électronique, archivage légal, gestion des taxes à la consommation.
  • L’automatisation accroît la productivité administrative grâce à la valeur ajoutée de chaque participant au processus, car il y a moins d’erreurs de saisie. Le potentiel opérationnel des équipes de terrain est libéré.
  • L’automatisation simplifie et fluidifie les circuits d’approbation en les réduisant à un simple clic et en les rendant mobiles.

Comment cela fonctionne-t-il?

Au préalable, une analyse de vos processus, une implication de vos équipes en place, le design de nouvelles méthodes de travail, la planification de vos étapes ainsi que la formation aux nouveaux outils font partie du processus d’appropriation de l’automatisation afin d’abandonner la gestion du papier physique et adopter de nouvelles habitudes dans votre quotidien.

Votre entreprise s’abonne à une solution YOOZ adaptée à une volumétrie mensuelle de documents dans le Cloud.

Les écritures sont préparées automatiquement et validées manuellement. Elles sont transférées dans votre logiciel de comptabilité, quel que soit le logiciel avec lequel vous travaillez. Parfois un développement spécifique est nécessaire pour une automatisation complète.

Une synthèse pas à pas

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