Les structures comptables semblent à des kilomètres de ce que l’on considère comme des œuvres d’art. Mais le peintre Stewart Fletcher a parlé de la beauté d’une structure derrière tout travail : qu’il s’agisse de peinture, d’une routine, d’une méthode, d’un processus financier et comptable, ou de chiffres. Il a également évoqué l’importance de bien rendre l’instantanéité du mouvement. Bien sûr entre comptables, nous ne parlons pas de beauté, mais d’efficacité et de qualité. Par contre, force est de reconnaître, que le mot « beauté » décrit bien le résultat visible des structures comptables. Il suffit d’un peu de recul pour qu’elles révèlent leur esthétisme.

Structure comptable et gestion des stocks

Avez-vous déjà eu à organiser un comptage des produits et travaux en cours dans une usine? Ce travail, qui n’est pas artistique à prime abord, permet à un manufacturier de contrôler son stock et de s’assurer que le capital n’est pas immobilisé inutilement en plus de protéger la production en cas de problème dans la chaîne d’approvisionnement. Les obligations comptables en ce sens sont très strictes et sous-entendent une qualité de comptage permettant de corroborer les informations tirées du système d’information.

L’organisation de toutes ces données correspond parfaitement à la notion de structure comptable. La manière de structurer les données doit permettre tri et classement efficaces en même temps que les calculs nécessaires à une bonne compréhension et à l’ensemble des décisions d’affaire.

La structure comptable de gestion des stocks doit permettre une lecture juste de l’état de l’inventaire selon des paramètres précis. Il s’agit d’un outil indispensable qui, s’il est bien adapté à la réalité de l’entreprise, peut permettre de réaliser des gains de trésorerie et contribuer au développement du chiffre d’affaires.

Assurer la fluidité d’une structure comptable

Alors que j’étais jeune contrôleure dans une filiale allemande, j’ai pris la décision de travailler sur la structure comptable du comptage de l’inventaire d’une unité de production de fours de cuisson. Mon objectif était d’optimiser les processus pour augmenter la qualité des stocks et travaux en cours.

En premier lieu, j’ai réuni l’ensemble des superviseurs techniques. Au total, 30 hommes et une femme se sont retrouvés dans une salle de réunion afin de participer à l’exercice. Leur rétroaction était précieuse pour le succès de toute l’opération. Ils avaient tous vécu des périodes d’inventaire et, même s’ils n’avaient gardé qu’un souvenir désagréable de cette obligation comptable, ils étaient volontaires. Ainsi, chacun a pu apporter sa valeur ajoutée en partageant les spécificités de sa cellule. J’ai présenté le projet de procédure ainsi que les principes comptables à respecter.

En travaillant de manière concertée, nous avons réussi à trouver des solutions pour optimiser la structure comptable existante. Nous avons déterminé des processus pour :

• Ranger préalablement l’ensemble de l’atelier
• Arrêter les flux d’entrée et de sortie des marchandises
• Évaluer le stade d’avancement de l’encours, (matière partiellement ouvragée)
• Organiser un double comptable
• Réduire le temps d’arrêt de la production, qui est un élément non négociable en général, en raison de l’impact direct sur les revenus

Une structure comptable est évolutive

Comme pour une œuvre d’art, optimiser une structure comptable existante, comme dans le cas précédent, ou en créer une toute nouvelle, le processus peut être qualifié de work in progress où des solutions sont proposées à mesure que les problèmes ou les difficultés sont identifiées. La gestion des stocks fait partie d’un ensemble d’outils de management indispensables, plus particulièrement en phase de croissance de l’entreprise.

Dans le cas exposé plus haut, le processus a effectivement été revu progressivement et amélioré. La qualité obtenue de l’information a convaincu nos auditeurs que notre travail était fiable. Parce que la structure comptable permet un réarrangement des données et met de l’ordre dans un foisonnement plus ou moins chaotique de chiffres, je peux affirmer qu’il y a de la beauté dans les structures comptables!