Comprendre l’implantation d’un logiciel comptable

Pour comprendre l’implantation d’un logiciel comptable, l’histoire du bijoutier russe, Carl Fabergé, est riche d’enseignements.

Non seulement, il est considéré comme le plus grand orfèvre du monde en raison de sa maîtrise de l’art de travailler pierres et métaux précieux, mais il a su profiter de la tradition de la Pâques orthodoxe (échange de cadeaux) pour assoir son marché mondial à partir d’une «niche», la famille royale russe, dès 1882.

L’œuf est le symbole de la germination qui se produit au début du printemps.

Pour créer ces somptueux cadeaux, comment Fabergé a-t-il fait pour être certain qu’ils allaient plaire aussi bien aux destinataires qu’à la personne offrant le cadeau? Croquis, questions sur le destinataire, discussions, validations étaient au programme car le délai de fabrication était d’une année et le prix devait être exorbitant compte tenu de l’ingéniosité et de la beauté des matériaux.

Transposons-nous dans la mise en place d’un logiciel de comptabilité, que j’ai menée à différents moments de ma carrière.

Avant toute sélection d’un outil, nous devons selon différents axes, nous poser un nombre certain de questions. Celles-ci constituent le plan d’une sorte de diagnostic de la façon de travailler actuelle de l’équipe comptable, que nous projetons ensuite dans le futur, lorsque l’outil sera en place et imposera sa philosophie.

Les listes de questions que je vais vous proposer ne sont pas exhaustives, et sont tirées de différents cas vécus.

Quoi considérer pour l’implantation d’un logiciel comptable?

Gestion de projet

• Qui décidera du choix du logiciel?
• Qui mènera le projet? Combien de comités seront crées?
• Quelle sera la périodicité des réunions?
• Combien de ressources doivent être affectées au projet?
• Qui sera responsable du budget?
• Qui tranchera en cas d’options différentes?
• Qui sera imputable du non avancement du projet?

Technologies de l’information

• Comment s’insère le système comptable dans l’architecture globale?
• Quelles sont les fonctionnalités techniques que le logiciel doit avoir?
• Faut-il une mise à niveau des systèmes d’exploitation?
• Les postes de travail des comptables devront-ils être mis à niveau?
• Comment sera effectuée la reprise des données?
• Quel est le meilleur calendrier et les étapes techniques à respecter?
• Travaillerons-nous en parallèle pendant un certain temps?

Comptabilité

• Quel est l’enchaînement des tâches de l’équipe actuelle?
• Quelles sont les faiblesses du processus actuel?
• Quelles sont les fonctionnalités indispensables à mettre en place?
• Quelles seront les impacts attendus du changement? sur les postes? sur les délais?
• Comment conjuguer les tâches quotidiennes et la mise en place du projet?
• Combien de personnes sont favorables au projet ? Acceptent-elles de participer?
• Quelle est la meilleure période de mise en place du logiciel?

Ressources humaines

• Quelles sont les parties prenantes du projet?
• Existe-t-il des conflits de priorités entre les différents départements de l’entreprise?
• De la formation est-elle prévue ? si oui, à quel moment sera-t-elle dispensée?
• Des ressources sont-elles prévues pour la gestion du changement?
• Faut-il prévoir des ressources additionnelles dans l’équipe comptable?
• A-t-on prévu une participation des utilisateurs dans la gestion de projet?
• A-t-on prévu un moyen d’impliquer la haute direction dans le projet?