Pour comprendre l’implantation d’un logiciel comptable, l’histoire du célèbre joaillier, Pierre-Karl Fabergé, est riche d’enseignements.
Fabergé est considéré comme le plus grand orfèvre du monde en raison de sa maîtrise de l’art de travailler pierres et métaux précieux. Ajoutons qu’il a su profiter de la tradition de la Pâques orthodoxe, où l’on échange de cadeaux, pour assoir son marché mondial. Dès 1882, il a d’abord ciblé la famille royale russe pour ensuite élargir son marché.
L’œuf est le symbole de la germination qui se produit au début du printemps.
S’inspirer de Fabergé pour implanter un logiciel comptable ? Pourquoi pas ?
Pour créer ces somptueux cadeaux, comment Fabergé a-t-il fait pour être certain qu’ils allaient plaire aussi bien aux destinataires qu’à la personne offrant le cadeau ? Croquis, étude de personas et validations diverses étaient au programme. Considérant que le délai de fabrication était d’un an et que le prix de vente serait très élevé compte tenu de l’ingéniosité et de la beauté des matériaux, Fabergé avait intérêt à bien gérer son approvisionnement, sa production et ses ventes.
La mise en place d’un logiciel de comptabilité, que j’ai menée à différents moments de ma carrière, se compare tout à fait à la démarche du célèbre bijoutier. En fait, pour réussir la mise en place d’un logiciel comptable, la planification est le secret.
Se poser les bonnes questions
Avant toute sélection de votre outil, il est essentiel de vous poser un certain nombre de questions. Les réponses à ces questions permettront de dégager une vue d’ensemble de tous les éléments que vous devrez considérer pour l’achat et l’intégration de votre logiciel comptable. Elles permettront également d’élaborer un plan de mise en œuvre avec budgets et échéanciers.
Les listes de questions qui suivent ne sont pas exhaustives, mais constituent un bon point de départ pour rassembler et organiser l’information nécessaire. Ces questions sont tirées de différents cas vécus.
Quoi considérer pour l’implantation d’un logiciel comptable ?
Gestion de projet
- Qui décidera du choix du logiciel ?
- Qui mènera le projet ? Combien de comités seront créés ?
- Quelle sera la périodicité des réunions ?
- Combien de ressources devront être affectées au projet ?
- Qui sera responsable du budget ?
- Qui tranchera en cas d’options différentes ?
- Qui sera imputable s’il y a des retards dans l’avancement du projet ?
Technologies de l’information
- Comment s’insère le système comptable dans l’architecture globale ?
- Quelles sont les fonctionnalités techniques que le logiciel doit avoir ?
- Faut-il une mise à niveau des systèmes d’exploitation ?
- Les postes de travail des comptables devront-ils être mis à niveau ?
- Comment sera effectuée la reprise des données ?
- Quels sont le meilleur calendrier et les étapes techniques à respecter ?
- Travaillerons-nous en parallèle pendant un certain temps ?
Comptabilité
- Quelle est la séquence des tâches de l’équipe actuelle ?
- Quelles sont les faiblesses du processus actuel ?
- Quelles sont les fonctionnalités indispensables à mettre en place ?
- Quels seront les impacts attendus du changement sur les postes ? Sur les délais ?
- Comment conjuguer les tâches quotidiennes et la mise en place du projet ?
- Combien de personnes sont favorables au projet ? Acceptent-elles de participer ?
- Quelle est la meilleure période de mise en place du logiciel ?
Ressources humaines
- Quelles sont les parties prenantes du projet ?
- Existe-t-il des conflits de priorités entre les différents départements de l’entreprise ?
- De la formation est-elle prévue ? Si oui, à quel moment sera-t-elle dispensée ?
- Des ressources sont-elles prévues pour la gestion du changement ?
- Faut-il prévoir des ressources additionnelles dans l’équipe comptable ?
- A-t-on prévu une participation des utilisateurs dans la gestion de projet ?
- A-t-on prévu un moyen d’impliquer la haute direction dans le projet ?
