Dans nos environnements de travail, un des préjugés rencontrés, est qu’il est nécessaire
d’oublier notre humanité pour performer, avoir des résultats et de la reconnaissance.Or dans mon esprit, l’entreprise est un ensemble de personnes, qu’il faut amener au succès pour le bien de tous, ainsi que pour la survie de l’entreprise.

Mon métier consiste à trouver les meilleures solutions en finance et en comptabilité, pour participer au développement de l’entreprise. Par exemple : changement de système d’information, acquisition d’une filiale étrangère. Optimisation veut dire s’appuyer sur l’environnement existant, sur les personnes qui savent déjà ce qui marche et ce qui va moins bien, et dont il faut entendre la parole, et libérer l’initiative. Puis, il est nécessaire de se laisser le temps de regarder les résultats obtenus au fur et à mesure des modifications apportées dans le processus.

En arrivant dans toute entreprise, ma première action est de comprendre les interactions entre les personnes. Je suis attentive à la façon dont elles travaillent ensemble. Ensuite, je m’assois à côté de chaque personne pour comprendre la tâche qui lui est assignée, et comment, celle-ci est effectuée. Tous les outils à disposition sont-ils utilisés? La personne comprend-elle les
objectifs qui sous-tendent cette tâche ? Le processus complet est-il connu ?

Quelle perte de temps me direz-vous !

De mon point de vue, l’être humain dans une entreprise est au centre du succès. Comment faire autrement, pour connaitre les forces et les faiblesses de chaque personne, et comprendre la place de chacun et chacune au sein de l’équipe. Les objectifs sont atteints en équipe.

La personne en charge d’une équipe a la responsabilité d’atteindre l’efficacité maximale du moment en :

  • développant les forces et la créativité de chacun et chacune,
  • assignant chaque tâche à la personne ayant les meilleures qualités pour cette tâche,
  • en éliminant les tâches inutiles, sans valeur ajoutée.

Ce travail est essentiel pour obtenir la crédibilité des autres membres de l’équipe. Il est indispensable d’être vigilant(e), et de refaire la démarche à chaque fois que l’environnement change. Vrai travail d’auditeur n’est ce pas ?

Je suis arrivée un jour dans une équipe de fonctionnaires, c’est-à-dire appartenant à une société d’État. Ces personnes n’avaient jamais entendu parler de profit, de système d’information, de stock et travaux en cours, de fin de mois, de clôture des comptes….Or chose incroyable, cette société est passée sous un statut de société privée et devait se conformer à de nouvelles obligations comptables.

Pour les premières clôtures de comptes, j’étais seule à préparer les écritures, à les saisir dans le système, et à constater que le calendrier de fin de mois n’était pas respecté. Aucune mauvaise volonté de l’équipe, mais des habitudes de respecter un horaire fixe, genre 9 à 5. La séparation des périodes comptables est en théorie simple. Au niveau du système d’information, il est nécessaire d’identifier, entre autre :

  • la fin des traitements des livraisons clients et de leur facturation,
  • la fin des entrées en stock pour les livraisons des achats,
  • la facturation des fournisseurs, et le traitement de valorisation des prix unitaire.

Section par section, l’équipe a pris en charge les différentes tâches faisant partie du processus global de clôture des comptes, grâce à un accompagnement adapté à chaque personne, sachant qu’à l’intérieur de la section, un ou une responsable avait été nommé(e) en raison de ses connaissances terrain. J’avais préparé des calendriers individuels pour permettre à chaque personne de se repérer, et d’identifier les points critiques du processus. L’objectif était de leur permettre de s’organiser, d’anticiper, et de répondre aux auditeurs sans mon aide.

Les fins de mois, lorsque je quittais le bureau avant l’équipe de la facturation des ventes, quelle fierté que d’entendre les personnes m’indiquer qu’elles restaient là plus tard que d’habitude car il fallait terminer la facturation avant que le système d’information soit fermé.

Aider ses collègues au sein d’une équipe renforce notre humanité, notre crédibilité, et la rétroaction représente une source d’apprentissage pour tous, très payante également pour l’entreprise. La valeur ajoutée que chacun et chacune apporte augmente la flexibilité de l’organisation à de nouveaux changements.

Utilisez-vous la même méthode? Contactez-moi et partagez vos expériences, une collaboration est possible.