J’ai mis en place ou participé à l’implantation d’un système d’information comptable dans une dizaine de projets.

Il y a plusieurs conditions de succès pour ce type de projet car les parties prenantes sont différentes et nombreuses : TI (technologie de l’information), équipe projet, direction, utilisateurs internes et externes.

Un système d’information est un outil puissant, qui :

  • structure les méthodes de travail des utilisateurs internes,
  • change nos habitudes, et nos façons de penser,
  • décloisonne les départements par le biais des équipes projet,
  • modifie les modes de communication,
  • engage la haute direction, et la rend imputable.

Aucune entreprise ne pourrait s’en passer, et pourtant seulement 33% des projets lancés arrivent à leur terme. Cela n’a pas été le cas avec mes projets.

Avec le recul, je dirai que la raison principale de ces succès vient d’un élément essentiel : la prise en compte des utilisateurs internes : leur rythme d’apprentissage,  leurs points forts au niveau de leurs compétences, leur potentiel de progression et d’adaptation lorsque l’analyse d’impact redessine les nouvelles tâches, leur motivation à se dépasser, à vouloir intégrer un projet nouveau et fédérateur.

Néanmoins, la peur du changement paralyse chaque personne, car il existe un préjugé tenace: nouveau système d’information signifie suppression de postes. Ce n’est pas toujours vrai lorsque les méthodes de travail évoluent vers plus de valeur ajoutée.

Dès lors que le chef de projet, l’analyste d’affaires et / ou le VP finance acceptent d’intégrer la dimension humaine, dès le départ avec l’évaluation des ressources matérielles et du temps nécessaire, et tout au long du projet, il y a moins de :

  • réticence à adhérer au projet,
  • dépassement de coûts,
  • résistance au changement,
  • non respect des délais.

Est-ce facile? Non bien sûr. Il est nécessaire de croire en la capacité de chaque personne de vouloir se dépasser.

Mon meilleur exemple concerne Annette, salariée, d`’un certain âge, sans compétences comptables, et dont l’unique mais importante tâche était de poser des étampes sur les factures clients, et de les faire signer par un VP avant envoi aux clients.

« Était-ce vraiment utile? » fut ma première question lorsque j’ai analysé et redessiné l’ensemble des tâches de l’équipe, que je devais mener vers le changement. Je savais que notre nouveau système d’information ne pouvait pas apposer une signature originale sur les factures clients.

Après vérification du contrat client, il n’était nulle part mentionné cette exigence, ce qui me permettait d’arrêter une habitude prise avec le temps pour occuper une personne, consciencieuse, et dont nous négligions la capacité à évoluer.

«  Annette, j’ai une demande à vous faire » lui ai-je dit, le matin où je me suis décidée à lui parler. « Accepteriez-vous de vous prêter au test suivant : arrêter d’étamper les factures, et grâce au temps gagné, saisir les écritures de régularisation que l’ensemble de l’équipe prépare chaque jour, chaque mois ? ».

La panique d’Annette a été immédiate. Ses réactions ont été les suivantes :

  • N’êtes vous pas contente de mon travail ?
  • Je ne suis pas certaine d’être capable car je ne suis pas formée.
  • Et si ce changement n’apportait aucun résultat ?

Après l’avoir rassurée, j’ai promis à Annette de revenir à ses tâches initiales, s’il ne lui était pas possible d’assumer les nouvelles tâches assignées. Annette a été formée, encouragée, complimentée pour chaque amélioration dans l’appropriation de nouvelles méthodes de travail.

Trois mois plus tard, Annette est venue dans mon bureau. Avez-vous deviné la raison de ce rendez-vous ? Annette avait-elle échoué ?

Pas du tout. Annette est venue me remercier. Son travail nouveau avait une vraie valeur ajoutée pour elle-même et pour l’équipe. Sa conscience professionnelle lui avait permis d’apprendre de nouvelles tâches. De plus, Annette faisait partie pour la première fois de l’équipe comptable et de ses objectifs, car elle participait aux arrêtés de compte mensuels, trimestriels, et comprenait les enjeux d’une planification régulière pour respecter les délais stricts.

Mon pari était gagné grâce au temps donné à Annette dans l’appropriation de ses nouvelles fonctions, et à sa volonté de se dépasser car j’avais confiance en ses capacités d’apprentissage.

Pensez-vous aux outils de gestion de changement lorsque vous implantez un nouveau système d’information, ou de nouvelles normes comptables ? Contactez-nous et parlons-en.